Contar con procesos simples y eficientes son la base para contar con un equipo de alto rendimiento. Los beneficios son grandes como crecer, aumentar la productividad, minimizar los costes y mejorar la calidad de sus servicios. Tener procesos ineficientes, fuera que se malgastar tiempo, afecta el estado de ánimo de su equipo y reduce la calidad del trabajo. De hecho, se ha calculado que las empresas pierden beneficios por su baja productividad debido a los procesos ineficientes y baja productividad.
Hoy en día, los retos de mercado obligan a las empresas a ser mas eficientes, para prestar mejores servicios y satisfacer clientes cada vez mas exigentes. Sin embargo, sus sistemas de negocio están aislados y son difíciles de usar. El efecto es un agobio de sus empleados porque sus procesos son complejos y obstaculizan todas las operaciones.
Y sin embargo, todos «nos las arreglamos» con nuestras aplicaciones y sistemas actuales para prestar un servicio o gestionar una administración, no es alta productividad pero funciona! a pesar de que esas soluciones puede que no sean las soluciones correctas. Tarde o temprano, esa aplicación incorrecta es probable que cause un problema.
Se han identificado 6 posibles trampas en las que caen las empresas de hoy con baja productividad.
Administración por Areas
La division del trabajo se convirtió en la division de la información, los procesos manuales favorecen el control de la información de algunos directivos. Llevando a no tener un registro unificado y uniforme de datos por la organización. Causando grandes áreas administrativas encargadas de preparar informes y reportes consistentemente coherentes, pero inutiles al momento de ser eficientes y prestar un servicio sorprendente.
Solución: lograr la transparencia y la apertura de los datos y los procesos generalmente en un «único sistema de registro» para lograr la transparencia, agilizar las comunicaciones y administrar el rendimiento. Generalmente se logra con la integración entre un buen CRM y el ERP.
2. Pobres sistemas de integración
El crecimiento de la automatización ha llevado a que haya más sistemas y soluciones en funcionamiento que nunca, cada uno de los cuales requiere un conjunto de procesos para permitir su uso exitoso.
Sin una solución estandarizada, como una plataforma SaaS que agilice los procesos, los empleados se ven obligados a cambiar continuamente entre distintas fuentes de información, lo que genera problemas de productividad e incluso una mayor rotación de empleados.
Solución: Contar con repositorio de documentos, una mensajería interna para colaboración, un work flow integrado con el correo electrónico facilita todos los tramites administrativos como compras, gestión de personal, procesos comerciales críticos, entre otros. Cada flujo de proceso vive en un sistema dispar.
3. Cuellos de botella
El hecho de que un proceso se haya ejecutado de una manera durante mucho tiempo no necesariamente lo convierte en la mejor opción. A menudo, las empresas pasan por alto las fuentes de desaceleración de procesos debido a su falta de visibilidad y la incapacidad de comprender el impacto de un cuello de botella.
Estos cuellos de botella a veces son el resultado de no adaptarse a las nuevas tecnologías, o «guardianes» que exigen el control de una fase específica de un proceso.
En teoría de operaciones los almacenamientos hacen un proceso con mayor productividad, sin embargo, pueden fomentar la presencia de cuellos de botella al no tener balanceados los recursos.
Independientemente de la razón, los obstáculos al proceso pueden causar importantes desaceleraciones, con impactos financieros de largo alcance.
La solución. Adaptarse a las nuevas tecnologías y estar abierto a nuevas soluciones es la mejor manera de mejorar los procesos. Tenga en cuenta un proceso que parece estar ralentizando su negocio y buscar activamente una forma de mejorarlo.
4. Redundancia
Otro problema común para las empresas de todos los tamaños es la duplicación de procesos. La repetición de pasos diluye la calidad de un proceso y confunde a quienes ejecutan los pasos. Esto se ve comúnmente cuando hay una falta de colaboración departamental, o los procesos se han adaptado de una manera no sistemática.
La solución. Mejorar la colaboración departamental puede traer grandes beneficios. La empresa de productos de paquete de consumo pudo administrar y mejorar su flujo de procesos al eliminar actividades sin valor agregado. Estos incluyeron el tiempo perdido, el desperdicio de movimiento, el inventario desaprovechado debido a la sobreproducción, los retrasos de los clientes, la espera de aprobaciones, los retrasos debidos al trabajo en lotes, los pasos innecesarios, la duplicación de esfuerzos y los errores, y la reelaboración o reprocesos.
5. La falta de conocimientos
Incluso cuando las empresas tienen la información correcta de inteligencia comercial disponible, puede ser inaccesible o erróneamente informada debido a la falta de datos en tiempo real. Los líderes que no tienen las ideas más relevantes a su alcance tienen menos probabilidades de tomar decisiones inteligentes.
Si un líder o patrocinador no sabe exactamente cómo está progresando (por ejemplo, dónde están paralizadas las tareas de la iniciativa dada, cómo se ven afectados los tiempos de ciclo, si se está respetando el límite de tiempo o si una tarea está en el rojo o negro), es difícil priorizar competentemente las actividades.
La solución. Ganar mediante el uso de análisis de datos en tiempo real. Generan volúmenes masivos de datos de proceso y sensores en equipos y otros activos que ya han desplegado.
Contar con un banco de respuestas tipo o resolución a problemas puede ayudar mucho la operación.
Sin embargo, estos datos potencialmente valiosos a menudo son inaccesibles o difíciles de analizar porque están en formato de texto o encerrados en areas aisladas de datos.
6. Pérdida de rendimiento operacional o productividad
Sin una comprensión completa de todos los componentes de su negocio, los ejecutivos pierden la capacidad de identificar debilidades críticas y planificar un crecimiento predecible. En pocas palabras, no pueden permanecer reactivos a las vulnerabilidades operacionales ni mitigar las complejidades de administrar un negocio en una economía global.
En última instancia, la falta de visibilidad del proceso lleva a la suposición de un mayor riesgo, una pérdida de la confianza de las partes interesadas y un crecimiento menos positivo.
La solución. Los procesos que conectan digitalmente proveedores, clientes y activos están creando eficiencias únicas y no anunciadas y valor para el cliente. Desde las máquinas de conexión en el taller hasta la conexión de datos de diferentes proveedores de activos, las operaciones en la nueva economía digital implican el uso de información para inspirar nuevos procesos.
Estos nuevos procesos, a su vez, ayudan a cerrar las brechas entre las empresas y sus clientes. Y eso lleva a una cuenta de resultados y utilidades más positiva!!
Contactanos y te ayudaremos a identificar estas oportunidades.